Как составить ТЗ, чтобы подрядчик точно понял тебя с первого раза?

Недавно в одной группе, где много предпринимателей и управленцев в целом, обсуждали как лучше формулировать техническое задание для сотрудника и подрядчика, чтобы получить наилучший результат и в срок. Мое подход по формированию ТЗ всем понравился, поэтому решил поделиться им еще и здесь.

Если ты хочешь, чтобы задача была выполнена идеально, то нужно четко объяснить, что конкретно ты хочешь. Да, звучит очевидно, но в реальности всё немного сложнее. И нужно уметь составлять правильные ТЗ.

Сначала общие рекомендации, как составить такое ТЗ, после которого подрядчик не будет присылать тебе кучу уточняющих вопросов.

Просто и понятно: чего ты хочешь? Например, тебе нужен лендинг для нового курса. Так и напиши: «Цель — создать лендинг для курса по маркетингу, чтобы собирать заявки».

Здесь уже чуть больше деталей: что именно нужно подрядчику? Создать дизайн? Программу на сайте? Настроить форму захвата? Пример: «Нужно сделать адаптивный лендинг, интегрировать CRM и настроить формы для заявок».

Здесь важно, чтобы ты и подрядчик понимали, каким должен быть результат. Например, «Лендинг загружается за 2 секунды, заявки отправляются напрямую в AmoCRM, сайт идеально смотрится на мобильных». Если подрядчик знает, как выглядит результат в твоих глазах, вероятность ошибок резко уменьшается.

Чтобы не было недопонимания, всегда указывай, когда тебе нужен результат. Причем разбей на этапы: «Дизайн готов к 15 сентября, верстка — до 25 сентября». Так всем будет легче следить за прогрессом.

Логотипы, тексты, фотографии — всё это тоже надо включить в ТЗ. Иначе подрядчик будет мучить тебя вопросами: «А где взять текст для лендинга?» или «Какой вариант логотипа использовать?». Экономим нервы!

Четко укажи, как и когда вы будете общаться. Например: «Ежедневные отчеты в Telegram и одна встреча в Zoom раз в неделю». Это помогает контролировать процесс без сюрпризов в конце.

Честность в деньгах важна. Назови точную сумму и укажи условия оплаты: «50% предоплата, остальные — после сдачи проекта». Это избавит от неприятных моментов в будущем.

Если есть важные моменты — обязательно пропиши их. Например, права на материалы или период поддержки после сдачи. Подрядчик должен знать, что ты ожидаешь до мелочей.

Если постоянно сталкиваешься с ситуацией, когда результат не соответствует ожиданиям, попробуй внедрить такие ТЗ. Это избавит тебя от кучи проблем.

…вот пример ТЗ которое я составил по конкретной задаче которую обсуждали в чате.

Для контекста: дизайнер — джуниор, руководитель не верит в нужный результат без своего вмешательства, руководитель является одновременно ментором для дизайнера по организации работы. Это все повлияло на формат ТЗ. Персональные данные удалил.

Нужно сделать дизайн обложки книги

Срок

Обложка будет размещена на сайте (книга электронная). Сайт будет опубликован и размещен на всех площадках 19 сентября, поэтому готовая обложка мне нужна до 12:00 мск 18 сентября (среда).

Место размещения

• Вот пример сайта — https://d▓▓▓▓.▓▓/▓▓▓/
• Мой будет аналогичный по структуре, но в нем будут использованы другие цвета. Дизайн обложки должен гармонировать с сайтом.
• Цвета будущего сайта: Фон #F7F7FF, Шрифт #191919, Акценты #FF9F1C, #0B0033, #BD1E1E

О книге

• Книга является саммари интервью с фаундерами, приправленная опытом нашим в агентстве, это тоже можно обозначить на обложке.
• Целевая аудитория книги — сотрудники и собственники компания, с которыми были интервью (смотри ниже) и аналогичные им.
• Моя гипотеза: условный фаундер другой компании захочет приобрести книгу, чтобы посмотреть на допущенные ошибки и полученные уроки других и самому не попасть в это.

ТЗ

• На обложке должен быть заголовок — П▓▓▓▓ ▓▓▓ ▓▓▓▓▓▓
• На обложке должна быть ассоциация с международным рынком, не только Латинской Америкой но с разными регионами. Не используй глобус, так как он является избитым символом.
• На обложке не нужно НИ мое лицо или НИ логотип
• Можно (опционально) на обложке использовать упоминания компаний с которыми были интервью: i▓▓▓, Y▓▓▓, B▓▓, L▓▓▓▓, I▓▓▓▓, S▓▓▓▓, T▓▓▓, A▓▓▓, B▓▓▓.
• Формат обложки (соотношение сторон) возьми как на приведенном примере.
• Разрешение обложки в пикселях я не знаю, посмотри какие приняты в полиграфии. В любом случае оно должно быть с запасов в 3 раза от фактического размера в примере.

Процесс

1. У меня нет четкого представления как должна выглядеть обложка, поэтому сначала сделай ресерч, какие бизнес книги сейчас успешно продаются (в топе) и как они выглядят. Отбери 5–10 вариантов обложек в разном стиле, которые ты рекомендовал бы в качестве референсов. Пришли мне их в .PNG в Telegram в личный чат до 11:55 мск 13 сентября (пятница).
2. В 12:00 мск 13 сентября (пятница) мы с тобой созвонимся на 5 минут, выберем 1–2 референса для дальнейшей проработки.
3. Накидай на основе выбранного референса/ов 5 черновых вариантов обложки. Пришли мне их в .PNG в Telegram в личный чат до 11:55 16 сентября (понедельник).
4. В 12:00 мск 16 сентября (понедельник) мы с тобой созвонимся на 5 минут, выберем вариант для итоговой проработки.
5. После этого подготовь итоговый вариант и скинь мне его, вместе с подвариантами если они будут, в .PNG до 12:00 17 сентября (вторник). Я посмотрю и отвечу тебе голосовым сообщением, если нужны будут какие-то правки, или просто подтвержу что все ОК. И буду ждать от тебя все итоговые файлы до 12:00 18 сентября (среда).

Итоговый формат

Мне от тебя понадобится:
• Ссылка на файл Figma с открытым доступом на дублирование, где создана обложка
• Файл .PNG с белым фоном
• Файл .PNG с прозрачным фоном
• Мокап книги с нанесенной обложкой (чтобы она выглядела как физическая, как в примере), с прозрачным фоном, в .PNG.

Подтверди что все принял, или задай уточняющие вопросы.